一、制度目的 为规范潜江市各单位档案管理工作，保障历史档案的安全、有序、有效地保存和利用，根据有关法律法规、规章制度和国家档案管理的要求，制定本制度。

二、适用范围 本制度适用于潜江市各单位的档案管理工作。

三、档案的定义 档案指机关、团体、企事业单位、个人、社会团体或其他组织机构在其日常活动中产生的一切纸质、电子、视听、图片档案材料及其它各种载体上的记录。

四、档案管理的基本原则 （一）依法依规：按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国政府信息公开条例》、《全国档案馆档案工作规范》等规定，对档案进行管理。 （二）安全保密：坚持档案的秘密性原则，确保档案材料的完整、不外泄。 （三）准确性和真实性：档案材料必须真实准确地反映当时的情况，不得歪曲、篡改或隐瞒真相。 （四）保存完好：档案应妥善保管、保存完整，避免损毁、遗失或随意乱放。 （五）开放共享：要加强档案的开放利用和信息共享，为历史研究和社会发展提供重要的基础资料。

五、档案管理的主要内容 （一）档案收集：要求各单位对历史档案及时收集，通过合法途径获取相关档案材料。 （二）档案登记：收到档案材料后，应按照规定对档案进行登记、编号及分类，做到收存必填、登记必备、收藏必整。 （三）档案整理：档案的整理要遵循档案整理的规范方法，准确、全面地梳理出档案的组成部分，做到完整而不重复，统一而不杂乱。 （四）档案存储：对于档案材料应采用防火、防盗、防潮、防虫、防变形的防护措施进行存放，存放环境要保持清洁、干燥、通风、恒温、恒湿等状态。 （五）档案保密：各单位应根据档案的保密级别，严格控制档案材料的查阅和使用，防止信息泄露。 （六）档案利用：档案的开放利用应遵循依法依规、开放共享、理性利用等原则，在满足法律规定和保密要求的前提下，积极推进档案信息的共享与利用。

六、档案管理的责任人 （一）全市档案工作领导小组：负责制定档案管理方针和政策，监督指导各单位的档案管理工作。 （二）各单位主要负责人：负责本单位档案工作的具体实施，组织实施档案的收集、整理、传送、保管、开放利用、销毁和归档等工作。 （三）档案管理员：负责本单位档案的日常管理及保管工作。

七、档案管理的监督 （一）定期检查：监督机构要定期对各单位开展档案管理工作检查，对检查结果提出整改对策，督促各单位进行整改。 （二）监督检查：接到群众举报，发现档案管理工作中的问题时，监督机构应及时组织检查，并采取相应措施纠正问题。

八、档案管理的处罚 对档案管理方面违反法律法规、行政规章的行为，监督机构将给予相应的行政处罚。对于违规操作档案管理工作的人员，将进行严厉查处。

九、制度的宣传与培训 各管理单位要加强档案管理人员的法制宣传教育，提高档案管理工作人员的法律意识和管理水平，使各单位档案管理工作更加规范、科学。同时定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的素质和能力。

十、制度的解释权 本制度的解释权属于潜江市档案馆。在执行中如有需要对本制度进行修订，发起单位需经过潜江市档案馆、潜江市政府立法工作机构的审批后方可实施。

十一、制度的生效与终止 本制度自印发之日起执行。对原有的档案管理制度做相应的规范，与现行的文件产生冲突的，以本制度为准。本制度由潜江市档案馆制订，未来如需要修改，需报请潜江市政府厅局、市档案馆批准。对于因其他原因终止本制度，潜江市档案馆需制定相应的文件。