存取档案流程——归档资料的办理流程及规定

在职场生涯中，人事档案是必不可少的记录和证明个人情况的重要文件。下面，我们就来了解一下存取档案流程——归档资料的办理流程及规定。

一、存档规定

人事档案需要在人才中心进行存档，并按照规定时间进行更新。如果档案在手中存放时间超过两年，就会断档无法正常使用。

档案的保管、查询、借阅、更新等，必须遵守国家档案管理的规定。对于档案的重要性，法律也有专门规定，只有符合规定且有必要的单位和个人才可以查阅档案。

二、归档流程

1.归档资料的收集：个人资料收集，包括员工个人简历、身份证、学历证书、工作证明等。本部门员工资料收集的完成后就可以上交给档案管理部门进行归档。

2.档案的存储：档案室会对新的员工档案进行编号和登记，并按照规定时间和标准对档案进行归纳整理。根据档案内容的特殊性，进行不同份别、不同存放方式的归档。

3.档案查询：个人在需要查询自己的档案信息时需提供身份证/工作证等证明身份的文件，并进行书面申请，方可查询查阅。

4.档案的更新：员工的工作岗位、学历、证书等重要信息发生变化时需要及时更新档案信息。档案管理部门负责对档案进行审核和更新。

三、归档规定

当档案在手中存放时间超过两年，就该及时交到人才中心进行档案档号更新，遵循归档规定，进行归档整理。如果档案被拆开，也需遵守档案规定进行妥善保管，否则档案就会变成无效档案。

需要注意的是，档案已过期的也需要及时激活，否则会被认定为死档，无法继续使用。

为保证个人职业生涯的顺利发展，加强对人事档案的管理和维护至关重要。要细化档案的存储、查询、借阅、更新等环节，确保档案的完整性和真实性，并遵循相关的法律法规和档案管理规定，保障其有效性和合法性。