作为一个职场人士，我们都知道，人事档案是个人发展中非常重要的一部分。它记录了你的个人信息、教育背景、就业经历、职称证书、参加培训、荣誉称号、考试成绩等各种材料，是证明你身份、经验和能力的重要依据。但很多人却不知道，如何正确地管理和保管自己的人事档案，使其不至于断档或死档，等到需要使用的时候却发现查不到。

我们来说说什么叫做“断档”。所谓断档，就是指你的人事档案因为被搬迁、遗失、丢失、毁损等原因，停留在某个时间点上，无法更新和补充，形成了一个不完整的“孤档”，这种档案无论是在升职加薪、参加考试等上，都会带来很多不便。

那么怎样避免断档呢？首先要注意，人事档案是受法律保护的机密文件，必须妥善保管。其次，必须定期查阅并更新档案，对于工作单位和用人单位间的调动、变更、职称晋升、退休离职等都应及时登记。如果你的人事档案在自己手上存放超过两年的时间，记得定期到人事部门领取，防止断档。

而“死档”则是指档案管理中出现的另一种问题。如果档案在手上被拆开，就会失去法律效力，形成死档。比如，在单位调动、跨省市、转业等情况下，没有及时把档案转到新单位，或者个人把档案拆开，取消过多联动，造成档案的无效。这种情况下，就需要重新激活这个档案。

如何激活死档呢？首先，你需要联系原单位或者学校的老师，请求他们通过机要渠道转寄到人才市场。学校只能处理学籍档案，如果有工作材料，学籍档案转变为人事档案，学校将无法处理。其次，你还可以由接收地的人才市场开具调档函，委托原单位的人事部门帮助你通过机要的方式将补办好的档案寄到人才市场。最后，如果学校和工作单位无法帮助你进行转递，你还可以找档案服务机构将档案存入人才中心。

人事档案是非常重要的，不仅仅对于我们自己的职业生涯发展，还对于我们在各种证明、申报等时候都有很大的作用。因此，在平时的工作中，一定要妥善保管好自己的人事档案，时刻更新与查阅，避免断档或死档的情况发生。