自改革开放以来，我国的国家人事档案管理制度逐步完善，已成为我国人才管理制度的一项重要特色。各类学生档案、工作档案、退休档案，如今已是一名员工不可或缺的个人“生命元素”。

档案是我国人才管理制度的重要组成部分，是证明个人身份、学历、工作经历等方面的正式文件，几乎与个人的工资待遇、社会劳动保障、组织关系等方面紧密挂钩。档案不但是一个人工作、生活和人生轨迹的重要记录，也是个人进行升学、考取证书、入党、职称评定、考研政审等的必要依据。

那么，档案作用的主要表现有哪些呢？首先，它可以辅助个人申请各类证件，如办理养老保险、开具考研等相关证明，将个人工作、生活和人生轨迹记录在案，方便各单位的选拔、任用、考核。其次，档案还有法律效用，是个人学历、工作经历等方面的证明。如果某些重要证明材料丢失，就需要更新个人档案，保证个人身份、学历、工作经历的真实性。最后，档案还可以用于个人离退休手续和各种证书的颁发，比如说退休证、优秀毕业生证书等等。

但是，档案也有其不足之处。首先，档案管理存在着一定的不规范，尤其是在学生档案管理方面。当前，很多高校在学生毕业离校后，由于没有及时进行档案移交或资料录入，导致一些毕业生无法及时拿到证书，更无法证明自己的学历、工作经历等方面。其次，档案的保存和管理依然存在一些安全隐患，某些单位的档案管理不够安全、可靠，暴露内部人员的隐私和敏感信息。此外，对于个人来说，也要注意自己的档案保存，防止涉及个人隐私的信息泄露。

总之，档案是一个人工作、生活和人生轨迹的重要记录，它可以辅助个人申请各类证件，有法律效用，也可以用于个人离退休手续和各种证书的颁发。但是，档案管理中仍存在一定问题，如整合、标准化、安全性等问题，需要得到进一步改善。并且，对于个人来说，也要注意档案保存，防止因档案丢失而影响个人发展及日后的生活。