第一章 总则

为加强黄冈市档案工作的管理，完善档案管理制度，推动档案工作的规范化、制度化和科学化，特制定本制度。

第二章 档案收集与整理

1.档案收集 （1）档案管理主管部门应对本单位内的档案资料逐一登记，制定清单。所有的档案材料，必须经过充分的审定和鉴定，方可纳入档案馆的藏品。 （2）档案管理主管部门应加强工作人员的培训，提高档案处理的质量。在处理档案资料时，应注意保密，不得随意将未经审批的重要文件泄露。 （3）档案管理主管部门应定期抽查档案材料，及时发现、改正存在的资料错误和缺漏等问题。 2.档案整理 （1）档案整理应注意材料保护，杜绝文件遗失、污损、破坏等情况。 （2）档案整理应注意分类，按照文件的性质、主题和时段进行归类，以利于查找和使用。 （3）档案整理应注意文件的存放顺序，严禁将文件乱放、擅自更改档号和文件位置等行为。 （4）档案整理后应制作档案目录，以利于后续的查询和使用。

第三章 档案保管与利用

1.档案保管 （1）档案管理主管部门应对档案材料进行妥善保管，确保文件的安全，杜绝遭受灾害或盗窃等意外损失的风险。 （2）档案管理主管部门应制定档案保管计划和预防措施，保证档案材料的可靠性、完整性和通用性。 （3）档案管理主管部门应设置保密级别，对各级档案材料进行科学、合理的保密管理。 2.档案利用 （1）档案应在法律法规规定的范围内进行利用，不得违反国家、社会和公民的利益。 （2）档案利用应注重服务社会和公众，有利于推进历史研究、文化遗产保护和教育普及等方面的工作。 （3）档案利用应加强监管，排除利用档案材料可能遭受的损失和风险，确保利用的有效性和可靠性。

第四章 档案维护与更新 1.档案维护 （1）档案管理主管部门应按照规定的时间周期，对档案材料进行逐一检查和维护。 （2）档案维护应注重档案材料的保持和完整性，特别是对于易腐物资料、胶卷材料等，应定期进行处理和加工，杜绝文件的腐朽和损坏。 （3）档案维护应细化工作流程，明确工作职责和操作规范，加强档案处理技术和机构能力的提升。 2.档案更新 （1）档案管理主管部门应对资料涉及领域进行全面了解，及时完善档案体系，保证档案材料的更新和补充。 （2）档案更新应注重时效性和准确性，特别对于重要政策、法规、演讲稿以及声视频资料等要及时更新和补充资料。 （3）档案更新应密切与质量管理部门、国家相关部门以及行政机构沟通交流，掌握最新的政策、法规和管理要求。

第五章 档案监管与责任 1.档案监管 （1）档案管理主管部门应建立档案制度监管机制，加强对档案管理工作的监控和调查，及时发现和纠正存在的违规行为。 （2）档案管理主管部门应加强内部管理，特别是对外部人员的进出和档案资料的查阅应进行严密监管。 （3）档案管理主管部门应定期进行外部监查，掌握社会公众对档案工作的评价和意见，促进档案工作的进一步完善和发展。 2.档案责任 （1）档案管理主管部门应加强内部文化建设，培育高素质的档案专业人员，同时明确工作职责和责任制度。 （2）档案管理主管部门应对涉及重要信息和文件的档案工作人员进行保密培训。 （3）对于档案工作人员存在的违规行为、档案材料的遗失和错报等情况，档案管理主管部门应依照有关规定进行追究责任。

第六章 附则 （1）本制度自发布之日起实施，过去存在的档案管理工作规范不符合本制度规定的，应当进行整改。 （2）本制度解释权归黄冈市档案管理主管部门，有关部门对本制度的内容进行任何修改必须经过该部门的审批。