第一章 总则

第一条 为了规范孝感市各级机关档案管理工作，加强档案保管和利用的管理，维护国家利益和社会公共利益，保证政府和社会各界了解和研究本地区政治、经济、文化、社会、环保等方面的历史、状况和成果，现根据国家有关法律、法规的规定，结合本地实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于孝感市各级机关及其直属单位的档案管理工作，包括档案收集、整理、保存、利用和销毁等环节。

第三条 本制度的具体实施由孝感市档案局统一负责，各级机关和直属单位的档案工作由其保管部门负责具体贯彻实施。对于违反本制度规定的档案管理人员，本市档案局有权进行查处并给予相应的处罚。

第二章 档案的搜集

第四条 各级机关及其直属单位应当制定相应的档案管理计划，根据职能范围和工作任务，搜集和整理有关的档案，必要时可以委托专门的档案机构进行搜集和整理。

第五条 搜集档案的范围应包括本机关和有关部门、单位、个人的文件、文书、图片、声像、遗物、纪念品等有关档案资料，依法应当归档的机关文件和企业档案，以及各类学术研究、文化交流等活动的有关档案。

第六条 市、县级以上政府机关和企事业单位，应当对自身在办公过程中产生的纸质和电子文档进行档案管理，形成和保存笔录、工作日志、计划、法律文件、人事档案、会议记录等必要的档案资料。各级机关和企业应当对自身的历史发展经过、管理体制、重要工作、成就和教训等进行梳理和整理，建立全面、准确的档案资料库，定期更新和完善。

第七条 搜集的档案必须符合国家有关规定和档案接受标准，不得收集违反法律、法规的文件资料，不得搜集表达民族、宗教等特殊隐私的档案。

第三章 档案的整理

第八条 各级机关和直属单位应当建立健全档案管理组织机构，明确档案工作部门和档案工作人员的职责和工作任务，建立纪检和监督检查机制，确保档案管理的规范和规范性。

第九条 档案整理工作应当按照档案的种类、内容、形式等方面进行分类，先对档案文件进行基础整理，再对档案进行目录编排、装箱封存和电子化处理等工作，在全面反映档案中的重要内容和特征的基础上，运用档案科学理论和档案技术手段进行评估、选择、鉴定、加工、利用等工作。

第十条 档案整理应当按照国家有关规定和标准进行，确保档案有序、完好、安全。

第十一条 对于需要抓紧整理的重要档案文件，应当优先安排和组织整理工作。

第四章 档案的保存

第十二条 各级机关和直属单位应当为档案文件建立专门的档案库房，并经过消防、安全检查合格并装设完备的电子安全防范设施。

第十三条 档案库房应当按照国家有关规定建立，符合档案资料的物理和环境保护要求，包括温度、湿度、光照、通风、防潮、防虫等要素的控制，防火、防盗、防墙体渗漏等安全保障措施和监控和预警系统等标准要求。

第十四条 应当进行档案的定期检查，密切关注档案资料的保存状况，发现问题及时采取有效的措施进行处理，保障档案的安全性和完整性。

第十五条 档案的保存期限应当严格执行国家有关规定，符合长期保存的档案资料，应当按照规定交付档案馆永久保存。

第五章 档案的利用

第十六条 各级机关和直属单位应当按照国家有关规定和标准开展档案的利用工作，本着稳妥、有序的原则，为政府的工作、科学研究和社会公众服务提供基础资料和信息支撑。

第十七条 各级机关和直属单位可以依照规定，向国家档案馆及其分支机构申请查阅公开的档案资料，向研究机构提供档案服务，并制定自己的档案利用规定，保障档案利用的规范性和合法性。

第十八条 档案利用应当坚持依法、依规、公开、公正、公正的原则，尊重和保护涉及国家机密、商业机密、涉及个人隐私等有关法律、法规和政策规定的内容。对于需要限制或保密的档案内容，应当经有关部门和领导批准，并履行相应的手续。

第六章 档案的销毁

第十九条 本制度规定的档案销毁，是指经过鉴定和审批程序，将长期档案资料的纸质材料进行销毁处理的活动。

第二十条 档案销毁工作，是档案管理中的法定工作，应当依照国家有关规定和我市的实际情况，结合实际情况进行。

第二十一条 档案销毁应当制定销毁计划。由档案保管单位和档案鉴定单位编制销毁计划，经过机关领导审批后，在规定的销毁期间内组织实施。

第二十二条 档案销毁应当按照国家有关规定的程序和标准进行，采用专业的销毁设备和安全的操作方式，确保销毁后无法恢复，并及时完成文书档案销毁公告和销毁清单登记，便于查阅和监督。

第七章 违反规定的处罚

第二十三条 对于档案管理工作人员违反本制度规定的，应当给予相应的纪律处分或者行政处罚，并承担相应的法律责任；对于档案损毁、丢失、泄露等行为，要追究相应的责任，并按照有关法律、法规、规章和程序进行处罚。

第二十四条 对于档案管理人员违反信用记录和继续从事档案工作的能力评估的，应当视情况追究取消其档案工作资格的责任。

第二十五条 如有档案管理人员涉嫌犯罪行为的，应及时移交公安机关处理。

第八章 附则

第二十六条 本制度自2021年5月1日起施行，原有制度同时废止。

第二十七条 本制度的解释权归孝感市档案局。