第一章 总则

为规范荆州县档案管理工作，保护和利用档案资源，制定本制度。

第二章 档案分类

1.按照保管期限，对档案进行分类管理。保管期为永久的档案存放在档案库，保管期为非永久的纸质档案存放在密集架上，电子文档存储在电子设备上。 2.档案采用三级分类管理方式，即常规文件档案、重要文件档案、机密文件档案。

第三章 档案整理

1.档案材料应按照规定的保管期限进行整理。为方便检索，应对档案材料进行编号并做好档案目录。 2.档案材料需要复印的，应在档案保管岗位上进行，未经批准不得私自复印。复印件应标明复印原因、时间和工作人员签名，并放入档案存储装置中。

第四章 档案保管

1.档案装置应因材料性质和档案保存期限的不同而加以区别。档案存储装置应保证其密封性、防护性、防火防潮等性能。不符合条件的档案装置，应及时更新或更换。 2.档案应按原则“一室一门一锁”进行管理。除负责保管档案的本人外，任何人不得私自进入档案库房。 3.档案应按照规定的保管期限进行检查，以确定是否需要更新装置。 4.对重要机密文件，应通知各部门上报单位领导及保密部门备案，严格限制查阅范围，保证档案封存。

第五章 档案利用

1.档案利用应严格按照保密措施进行，未经批准不得随意查阅、借阅和复制档案内容。 2.档案利用应按原则“顺序、及时、准确、完整、合法”进行。档案原件不得在外借期限内带出办公场所。 3.对于经常需查阅或利用的档案，应制作电子光盘或开设电子文档数据库，方便查阅。

第六章 保密措施

1.涉及国家秘密的档案，采取严格的保密措施。文件装置应采用防火、抗震、防盗的措施。 2.涉及个人隐私的文件，需严格保密，未经批准不得随便查看和使用。需要呈报上级批准的，应将文件存入专用保密档案柜中。 3.档案资料应制定“借阅申请表”和“档案借出单”，并登记相关信息，以便查阅档案。

第七章 工作责任

1.每个部门应有专门的档案保管人员，负责组织本单位档案工作，对档案的完整性进行管理。 2.档案保管人员应定期进行档案安全演练，掌握应急处理方法，提高档案保管水平。 3.对于违反档案管理规定的行为，应进行纪律处分或法律责任追究。

第八章 附则

1.本制度由档案保管部门组织执行。 2.本制度自颁布之日起实行，由档案保管部门监督执行。对于违反本制度的行为，档案保管部门有权停止借阅档案、收回档案，直至追究相关责任人的法律责任。