《吉安市档案管理办法》意在为加强全市档案管理，确保档案的安全完整和有效利用，为国民经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《江西省档案管理条例》以及有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。

第一章 总则

第一条 为加强全市档案管理，确保档案的安全完整和有效利用，为国民经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《档案法实施办法》)、《江西省档案管理条例》以及有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。

第二条 本市行政区域内的国家机关、社会团体、企业事业单位和其他组织以及个人应当遵守本办法。

第三条 本办法所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划，建立健全档案工作机构，保障档案事业发展。

第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

第六条 国家机关、社会团体、企业事业单位和其他组织以及个人都有维护档案的完整、准确与安全的义务。

第二章 档案机构及其职责

第七条 市、县(市、区)档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，依法履行下列职责: (一)贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策; (二)制定本行政区域内档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施; (三)监督和指导对本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为; (四)组织、指导本行政区域内的档案理论与科学技术研究、档案保护、档案宣传教育和档案人员培训工作;

第八条 乡(镇)人民政府和城市街道办事处应当建立档案室，依法履行下列职责: (一)贯彻执行有关法律、法规和上级有关方针、政策; (二)集中管理本机关的各种门类和载体的档案及与档案有关的资料; (三)对所属企业、事业单位以及村(居)民委员会的档案工作进行监督和指导; (四)掌握所辖范围档案工作情况，定期向县(市、区)档案行政管理部门报送档案工作基本情况统计表和档案资料目录; (五)开发档案信息资源，向社会提供利用;

第九条 村(居)民委员会应当指定人员负责档案的收集、整理、保管和利用工作。

第十条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当建立档案机构，配备档案工作人员，依法履行下列职责: (一)贯彻执行有关法律、法规和上级有关方针、政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度; (二)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作; (三)集中管理本机关的各种门类和载体的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案; (四)开展档案工作目标管理，创造条件，实现档案管理的规范化、标准化与现代化; (五)监督、指导所属机构的档案工作;

第十一条 各级各类档案馆的设置应当符合国家有关档案馆的设置原则和布局规定: (一)各级国家档案馆按县(市、区)以上行政区域设置，由同级人民政府批准; (二)专门档案馆、部门档案馆的设置，应当按省人民政府档案行政管理部门统一规划，经同级人民政府档案行政管理部门审核同意，报同级人民政府批准; (三)企业、事业档案馆的设置，由企业自主决定或者经其主管部门批准，报省人民政府档案行政管理部门备案。

第三章 档案的管理

第十二条 单位及其工作人员在公务活动中形成的，按照国家和档案行政管理部门规定应当归档的各种载体的文件材料，由本单位文书或者业务部门收集整理，定期移交单位档案机构或档案工作人员集中管理，任何部门和个人不得据为己有、拒绝归档或自行销毁。 国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。严禁伪造档案。

第十三条 本行政区域内举办重大的政治、经济、科学、技术、教育、文化、体育、外事、宗教等活动和重要人物、杰出人物在其公务活动中形成的对国家和社会有保存价值的档案，承办单位应当做好收集、整理工作，并在活动结束之日起3个月内向同级国家档案馆移交。 承办单位要及时通知同级档案馆派专人进行录像、摄影。

第十四条 有下列情形之一的，有关单位和个人应当做好档案收集工作，并通知当地档案行政管理部门，接受有关档案工作的指导和监督: (一)行政区划变动的; (二)机构设立、变更或者撤销的; (三)组织实施重点建设项目(工程)、重大科学技术研究项目以及重大普查活动的; (四)举办或者承办本行政区域内有重大影响活动的; (五)发现重要、珍贵档案和资料的; (六)发生其他重大事件的。

第十五条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按下列规定将已规范化整理的档案和与档案有关的资料，齐全完整地移交给有关档案馆: (一)列入市国家档案馆收集范围的档案，自形成之日起满十年，向市国家档案馆移交; (二)列入县(市、区)国家档案馆收集范围的档案，自形成之日起满五年，向县(市、区)国家档案馆移交; (三)列入专门档案馆收集范围的档案，自形成之日起六个月内向专门档案馆移交; (四)列入部门档案馆或者企业、事业单位档案馆收集范围的档案，自形成之日的次年六月底前向部门档案馆或者企业事业单位档案馆移交。 因特殊情况需要提前或者延迟移交期限的，应当经同级档案行政管理部门审查同意。 (五)市、县(市、区)各级凡具有行政管理职能和社会公益服务职能的机关、群众团体、企业事业单位，都要按要求向同级国家综合档案馆已公开现行文件利用中心报送本单位制发的已公开的现行文件。

第十六条 列入有关国家档案馆接收范围的机关、团体、企业事业单位或者其他社会组织撤销或者合并，在撤销或者合并之前，必须对全部档案进行整理，经档案行政管理部门同意，向有关档案馆移交或者由有关机关代管。 非档案馆接收范围的单位撤销或者合并时，其档案可由主管部门代管，也可向档案馆寄存。

第十七条 国有企业发生改制、拍卖等资产与产权变动或者依法破产时，应当依照国家有关国有企业资产与产权变动档案处置的规定办理档案移交工作。 中外合资(合作)经营企业终止、解散后，档案交由原中方保存或者向当地国家档案馆移交。外资企业终止、解散后档案的处置，依照国家有关外资企业档案管理的规定办理。

第十八条 各级国家档案馆可以向社会征集、征购对国家和社会具有保存价值的档案。鼓励单位和个人自愿向国家档案馆捐赠档案，或委托代管。

第十九条 各级各类档案馆和单位应当建立健全科学的档案管理制度，使用符合国家标准的档案用品及装具，保证档案的安全，对重要的、珍贵的档案应采取特殊的保护措施。 对不具备保管条件，可能导致档案不安全或者严重损毁的，档案行政管理部门应当督促档案保管者改善保管条件，或者经协商后，向国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。

第二十条 有下列情形之一的，各级各类档案馆可以按双方签订的合同的约定向社会开展有偿委托代管档案服务: (一) 列入各档案馆接收范围的，机关、团体、企业事业单位保存的未到移交期限的档案需委托代管的; (二)不属各档案馆接收范围的集体和个人所有的档案需委托代管的; (三) 国有企业资产与产权变动时，其档案需委托代管的; (四) 其他需要委托代管档案的。

第二十一条 各级各类档案馆(室)应当定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案列出销毁清册，按照国家有关规定报经批准后予以销毁。严禁擅自销毁档案。

第二十二条 各级各类档案馆(室)对保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须依照国家有关保密规定办理。

第二十三条 属于国家所有的档案，任何组织和个人都不得出卖。因工作、科研等需要，经省档案行政管理部门审查批准，可以赠送、交换、出卖档案复制件。国有企业事业单位因资产转让需转让有关档案的，按照国家有关规定执行。 非国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，可以向国家档案馆捐赠、寄存或出卖。向国家档案馆以外的单位或者个人出卖、转让或赠送的，按照国家有关规定，须经县级以上档案行政管理部门批准;严禁将档案出售或赠送给外国人或外国组织。

第二十四条 国家所有的档案、集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的档案及其复制件，不得擅自携带、运输、邮寄出境的，如确实需要，应按照《档案法实施办法》和《江西省档案管理条例》的规定办理。

第二十五条 单位因撤销、变更，档案管理权发生变化的，应当报同级档案行政管理部门备案;发生争议的，由同级档案行政管理部门作出裁决。

第四章 档案的利用和公布

第二十六条 各级国家档案馆所保存的档案，应当按《档案法》、《档案法实施办法》和《江西省档案管理条例》的有关规定，分期分批地向社会开放，并同时公布开放档案的目录。

第二十七条 各级国家档案馆应当建立档案目录中心，并定期向上级档案目录中心报送档案资料目录，为档案利用者提供现代化的检索服务。 各专门档案馆、部门档案馆以及其他档案机构(档案室)应当定期向县级以上国家档案馆报送档案资料目录，逐步实现档案信息资源共享。 各级各类档案馆应当配备编研人员，加强档案的研究整理，采取各种形式开发档案信息资源，有计划地组织编辑出版档案史料，在不同的范围内发行并提供社会利用。

第二十八条 档案的利用是指对档案的阅览、复制和摘录。 需要利用档案馆保存的已开放档案或已公开现行文件的，应当持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明; 需要利用档案馆保存的未达法定开放条件档案的，须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经同级人民政府档案行政管理部门审查同意。 需要利用党委常委会议记录、政府常务会议记录、书记或者市长办公会议记录等原始会议记录的，还必须经过市委、市政府秘书长，县委、县政府办公室主任批准同意。 外国人或者外国组织利用已开放的档案，按照国家有关规定执行。

第二十九条 任何单位或者个人利用档案的，必须遵守国家有关规定，不得擅自抄录、复制档案或泄露档案内容，不得涂改、伪造、损毁、丢失档案。利用已经开放的档案，不得侵犯他人的合法权益;利用涉及知识产权的档案，应当征得知识产权所有者的同意。

第三十条 各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，对提供社会利用的档案，可以按照国家或者省、市人民政府档案行政管理部门会同价格行政管理部门制定的收费标准收取费用。

第三十一条 档案的公布是指通过《档案法实施办法》第二十四条规定的形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容。 属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布。 集体或者个人所有的档案，档案所有者有权公布，但应当遵守国家有关规定。 任何单位或者个人所公布的档案不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。 对寄存在档案馆的集体或者个人所有的档案，未经档案所有者同意，档案馆不得提供给他人利用和公布。

第五章 保障措施

第三十二条 各级人民政府应当按档案馆馆藏量和档案业务工作量统筹安排发展档案事业所需经费。

第三十三条 各级人民政府应当根据档案安全保护工作的需要，搞好档案安全保护设施的建设。

第三十四条 县级以上人民政府应当把地方国家档案馆建设纳入地方固定资产投资计划。 档案馆建筑应当符合国家规定的档案馆建筑设计规范要求。 各级各类档案馆(室)应当配置档案管理必需的设备，逐步运用高新技术管理档案。

第三十五条 新建、改建、扩建各级各类档案馆，必须符合《档案馆建筑设计规范》，并必须征求市档案行政管理部门的意见，方可按照基本建设程序办理其他手续。

第三十六条 档案工作人员必须忠于职守，遵守纪律，应当具备档案管理以及相关专业知识，符合条件的档案专职人员方可取得相应的档案技术职称。 未受过档案专业知识教育的档案工作人员，须经县级以上人民政府档案、人事行政管理部门培训合格，方可上岗。

第六章 法律责任

第三十七条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、行政监察部门或者其他主管部门责令限期改正; 情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分: (一)将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的; (二)不按照国家有关档案技术规范要求归档或者不集中统一管理档案的; (三)拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的; (四)违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的; (五)擅自建立档案咨询、服务机构的; (六)未按规定向同级档案行政管理部门告知重大活动，未按规定做好重要档案的收集、保护的; (七)重点建设工程和重大科学技术研究项目的档案未经档案行政管理部门和有关主管部门验收的; (八)不按照国家规定开放档案的; (九)明知所保存的档案面临危险而不采取保护措施，造成档案损失的; (十)档案库房缺乏防护设施，危及档案完整与安全的; (十一)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的; (十二)档案专职工作人员未按规定取得培训合格证书上岗的。 有前款第(一)项、第(九)项、第(十一)项违法行为构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第三十八条 国家档案馆库房属二级以上危房或者有重大火灾隐患，同级人民政府应当采取整改措施而未采取整改措施，造成重大损失的，依法对同级人民政府主要负责人或者分管负责人给予行政处分; 构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第三十九条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、行政监察部门或者其他主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分; 构成犯罪的，依法追究刑事责任: (一)损毁、丢失属于国家所有的档案的; (二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的; (三)涂改、伪造档案的; (四)违反《档案法》第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的。 在利用档案馆的档案中，有前款第(一)项、第(二)项、第(三)项违法行为的，按照《条例》第39条第二款规定，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，同时，根据有关档案的价值和数量，对单位处以1万元以上10万元以下罚款，对直接责任人员处以500元以上5000元以下罚款，造成损失的，责令赔偿损失。 有前款第(四)项违法行为的，按照《条例》第39条第二款规定，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，同时，根据有关档案的价值和数量，对单位处以1万元以上10万元以下罚款，对直接责任人员处以500元以上5000元以下罚款，有违法所得的，没收其违法所得，造成损失的，责令赔偿损失，并可以按照《档案法》第16条的规定征购所出卖或者赠送的档案。

第七章 附则

第四十条 本办法由吉安市人民政府档案行政管理部门负责解释。

第四十一条 本办法自发布之日起施行。