第一章 总则

为规范舟山市档案管理工作，提高档案管理效率，减轻档案馆工作负担，保证档案管理信息的安全性和真实性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规和有关规定，结合舟山市实际情况，制定本管理办法。

第二章 档案管理系统

第一节 范围 舟山市所有有管理性质和实际管理任务的部门、企事业单位，均应依照本办法，建立档案管理系统。

第二节 申请 凡欲参加舟山市档案管理系统的单位，应向舟山市档案馆书面提出申请，同时提交有关文件资料。

第三节 权限管理 (一)管理权限 档案馆所有管理权限都由管理员控制，管理员根据工作需要设立多种权限，以分别给予不同管理者不同的控制权。 (二)档案权限 档案管理采用不同的档案柜控制文件权限，根据档案资料不同，授权不同人员查阅，保证文件资料的安全性和真实性。 (三)操作权限 档案管理的操作权限分两个方面：一是对软件的操作权限，二是对硬件设备的操作权限。管理员设权限，给予人员控制权，以防止操作失误或误用。

第三章 档案征集

第一节 搜索添加 档案管理员可以通过搜索添加，把新的档案记录到数据库之中。首先需要搜索是否已经存在一份相似的档案文件，如果不存在则需要手动添加。添加时需要填写的内容包括档案名称、录入人员、描述信息等等。

第二节 批量征集 要批量征集资料，可以通过导入excel表格的方式进行添加。将需要征集的所有档案资料整理为Excel表格，按照固定格式录入数据，可以快速地完成档案资料的征集任务。

第三节 全文搜索 利用搜索功能，可以快速找到档案资资料。搜索功能已包含关键字的模糊搜索，通过名字、日期、资料类型等关键词可快速找到想要的资料记录。

第四章 档案分类

第一节 基于文件类型的分类 舟山市档案存储中心将档案资料分为文本档案和图片档案两种类型。针对不同类型的档案的特征，安排不同的储存位置和方式。

第二节 基于档案种类的分类 文本档案和图片档案按照不同的档案种类划分入不同的文件夹中。例如企业资讯、人事档案、财务数据、房产档案、法规理则、市场营销等文件，会分别为文件夹赋予一个独立的文件夹编号，以便于快速搜索和更好地管理。

第三节 基于档案级别的分类 档案级别是根据档案的重要程度、保密等级和需要的档案价值不同，对不同分类的档案进行分级的结果。把档案安排到不同的文件夹中，以便在以后更好地管理和查看档案。

第五章 档案保管

第一节 存储空间分配 档案落实后，管理员将根据档案的容量、重要程度和保密程度来分配各个档案文件夹的存储空间。对于非常重要的文件，管理员会给予更大的存储空间，以确保更加安全的保护。

第二节 数据备份 为了保护数据文件的安全，舟山市档案管理系统会对数据定期进行备份。一旦出现问题，可以迅速恢复数据，避免造成高额的数据损失。

第三节 数据存储 舟山市档案管理系统的数据保存在一个数据中心，自动进行储存和备份。每天自动备份一次，确保数据不丢失，文件安全存储于数据中心，数据安全可靠。

第六章 档案查阅

第一节 查询权限分配 通过管理员分配查询权限，只有被授权的管理者才可以访问文献档案、查看历史档案以及下载备份，确保档案查阅安全性和真实性。

第二节 档案查阅 可以通过内部系统，利用关键字实现精确到档案的快速查找。每当找到特定文件的记录，可以无需关注文件的准确位置直接打开。

第三节 查阅记录 为了方便管理者对查阅记录进行管理，每一次操作档案文件都能被精确记录。同时可以查询本地记录，或导出全网查询结果。

第七章 安全管理

第一节 手册与培训 在档案管理中，安全问题和数据管理是很重要的。管理员应制定相关的安全规程、细则等规范，建立完善的档案信息安全保护体系，指导管理者和普通职工学习。

第二节 强化安全性 保护数据安全与稳定，舟山市档案管理系统将采用一系列数据加密、网络安全等应对措施，以保护数据的安全，提高档案管理的安全性。

第三节 失误记录 为了捕捉到任何档案管理过程中的潜在失误，管理员将分别监控硬盘使用、SQL执行记录等操作中的敏感行为。同时定期将这些定期记录入日志，以避免患历史之咎。

第八章 管理办法的制定、修改及实施 本管理办法的任何修改、意见、补充和解释及其它相关工作，均由城市档案馆及其机构根据实际情况依法及时制定、修改，并向社会公布。管理员应遵守《中华人民共和国档案法》及相关法律法规和有关规定，确保舟山市档案管理系统的规范性、稳定性和可持续性。

第九章 附则 本管理办法的解释权属于舟山市档案馆。任何未尽事项由舟山市档案馆解决，本管理办法自公布之日起生效。